Checklist tổ chức hội thảo, hội nghị phải có những gì?

Checklist To Chuc Hoi Thao Hoi Nghi

Để tổ chức một hội thảo, hội nghị thành công, bạn cần có một kế hoạch chi tiết và chu đáo. Bạn đang băn khoăn không biết phải bắt đầu từ đâu và làm gì? Hãy tham khảo checklist tổ chức hội thảo, hội nghị trong bài viết này để bạn có thể tự tin và tiến hành tổ chức một cách chuyên nghiệp nhé!

1. Xác định mục đích, mục tiêu

Xác định mục đích, mục tiêu là bước quan trọng để đảm bảo chương trình thành công vượt trội. Bằng việc làm điều này, người tổ chức có thể xây dựng kế hoạch chương trình rõ ràng và hiệu quả. 

Đồng thời, việc xác định mục tiêu sẽ giúp dễ dàng hơn trong việc xác định đối tượng khách hàng, quản lý ngân sách, thiết kế cho chương trình, đánh giá kết quả và củng cố quan hệ với các đối tác và khách hàng của doanh nghiệp.

Checklist To Chuc Hoi Thao Hoi Nghi (2)
Checklist Tổ chức Hội thảo – Xác định mục đich

2. Khách hàng mục tiêu

Khi đã xác định mục đích của buổi hội thảo, chúng ta sẽ lên danh sách dự kiến mời những người nào đến tham dự. Sau đó, cố gắng tạo danh sách cụ thể nhất có thể, tuy nhiên cần để trống một vài vị trí để  phòng trường hợp có thay đổi gì đó vào phút cuối.

3. Ngân sách

Ngân sách là yếu tố quan trọng không thể thiếu cho bất kỳ sự kiện nào. Việc xác định một ngân sách hợp lý cho sự kiện giúp bạn cân nhắc và phân bố tài nguyên một cách hợp lý, từ đó lập kế hoạch tổ chức sao cho hiệu quả cao nhất mà không gây lãng phí.

Checklist To Chuc Hoi Thao Hoi Nghi (3)
Checklist Tổ chức Hội thảo Hội nghị – Ngân sách

4. Thời gian, địa điểm

Về thời gian: Để tổ chức một chương trình thành công, việc xác định thời gian tổ chức cần phù hợp với mục đích chương trình và đáp ứng được sự thuận tiện của đối tượng tham dự. Sau khi xác định được thời gian phù hợp, cần thông báo chính xác thời gian này đến những người tham dự.

Về địa điểm: Kế hoạch địa điểm dựa trên ước tính số lượng người tham gia chương trình. Sau khi có ước tính, cần thực hiện khảo sát các địa điểm phù hợp, và tiến hành ký hợp đồng thuê địa điểm sau khi đã tìm được địa điểm thích hợp. Điều quan trọng là xác nhận thông tin chi tiết liên quan đến địa điểm, đảm bảo rằng mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ và trọn vẹn.

5. Những yêu cầu về nhân sự

Con người là yếu tố then chốt tạo nên hoạt động của một sự kiện. Từ MC hài hước và chuyên nghiệp, khách mời thu hút khách hàng, ca sĩ, nhóm nhảy,… đến đội ngũ truyền thông và hậu cần như quay phim, chụp ảnh, lễ tân,… mỗi cá nhân và nhóm người đóng góp vào sự thành công và ấn tượng của sự kiện.

Checklist To Chuc Hoi Thao Hoi Nghi (4)
Checklist Tổ chức Hội thảo Hội nghị – Nhân sự

6. Chiến dịch truyền thông

Truyền thông là một phần không thể thiếu trong quá trình tổ chức hội thảo, hội nghị hoặc các chương trình tương tự. Qua đó, doanh nghiệp có thể mang thông tin đến đối tượng khách hàng, tăng nhận thức về thương hiệu cũng như thu hút đông đảo khách hàng tham gia.

Một số phương tiện truyền thông bạn có thể được sử dụng để quảng bá bao gồm:

  • Đăng tin lên trên các trang web liên quan ngành nghề hoặc lĩnh vực của doanh nghiệp.
  • Sử dụng các trang mạng xã hội được nhiều người sử dụng hiện này là: Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram
  • Phát sóng trên đài truyền hình hoặc phát thanh tại địa phương
  • Phát triển những dịch vụ truyền thông trực tuyến như quảng cáo trực tuyến, Google Adwords,… 

7. Giấy phép cần có

  • Giao thông, công chánh (Xin tuyến, bãi – bến đậu xe)
  • Ủy ban
  • Cấp cứu
  • Cứu hỏa
  • Công an
  • Tổ chức biểu diễn
  • Công ty bảo vệ
Checklist To Chuc Hoi Thao Hoi Nghi (5)
Checklist Tổ chức Hội thảo Hội nghị – Giấy phép

8. Tài liệu – Checklist Tổ chức Hội thảo Hội nghị 

  • Nội dung bài diễn văn (Thuyết trình) để diễn giả có thể chuẩn bị và thuyết trình một cách hiệu quả.
  • Brochure cho khách tham dự, chứa thông tin chi tiết về sự kiện, chương trình, và thông tin liên quan.
  • Thư mời và thư cám ơn, để gửi đến các khách mời và đối tác tham gia sự kiện.
  • Bảng kế hoạch thời gian chương trình, để quản lý và theo dõi lịch trình của sự kiện.
  • Bảng câu hỏi giao lưu dự kiến, bao gồm các tình huống phát sinh và người xử lý tương ứng, giúp chuẩn bị trước và ứng phó linh hoạt trong quá trình sự kiện.

9. Thiết bị

Hệ thống âm thanh:

  • Nhạc chờ
  • Micro: Bao gồm cả loại có dây, không dây và dự phòng thêm.
  • Loa, amply

Ánh sáng:

  • Xem xét độ chói, quá tối hoặc quá sáng để đảm bảo môi trường ánh sáng thích hợp cho buổi sự kiện.

Hình ảnh và trình chiếu:

  • Máy chiếu, Video, PowerPoint, Flash, thiết bị điều khiển từ xa, để trình chiếu các hình ảnh và nội dung quan trọng trong quá trình diễn thuyết.
  • Quay phim, chụp hình: Máy ảnh, máy quay, để ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ của buổi sự kiện.
Checklist To Chuc Hoi Thao Hoi Nghi (6)
Checklist Tổ chức Hội thảo Hội nghị – Thiêt bị

10. Tiệc teabreak

Chuẩn bị teabreak là một phần vô cùng cần thiết nhằm đảm bảo khách hàng tham dự chương trình được thư giãn, tạo cơ hội cho họ giao lưu và thảo luận ý kiến với nhau trong một không khí thân thiện. 

Khi chuẩn bị teabreak, cần đảm bảo đủ định lượng thực phẩm và đồ uống phù hợp với số lượng khách tham dự, trình bày và phục vụ nhanh gọn, sử dụng đầy đủ dụng cụ phục vụ như đĩa, ly, thìa, dao, nến, khay, khăn lau… và đặc biệt là đảm bảo sự vệ sinh và an toàn thực phẩm.

11. Trang phục

Mỗi sự kiện đều có phong cách và concept riêng, thể hiện đặc điểm và thông điệp của nó. Để hội thảo trở nên ấn tượng và độc đáo, đơn vị tổ chức nên đưa ra những yêu cầu riêng về trang phục tham dự, cũng như trang phục dành cho nhân viên (staff) của sự kiện, nhằm tạo sự đồng nhất và chuyên nghiệp.

Checklist To Chuc Hoi Thao Hoi Nghi (7)
Checklist Tổ chức Hội thảo Hội nghị – Trang phục

12. Quà tặng – Checklist Tổ chức Hội thảo Hội nghị 

Quà tặng giúp những khách hàng tham gia và các đại biểu khách mời cảm thấy vui vẻ, ấn tượng hơn sau buổi hội thảo:

  • Quà cho đơn vị tài trợ
  • Quà dành cho đại biểu
  • Quà dành cho những khách mời trong danh sách
  • Quà dành cho khách vãng lai

13. Bảng kế hoạch timeline sự kiện

Để đạt hiệu quả tốt nhất trong việc tổ chức sự kiện, bạn cần nắm vững quy trình Lên kế hoạch – Phát triển kế hoạch – Thực hiện đúng theo dự kiến. Bước này giúp đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi và đạt được hiệu quả quản lý cũng như phòng ngừa rủi ro.

Checklist To Chuc Hoi Thao Hoi Nghi (8)
Checklist Tổ chức Hội thảo Hội nghị – Bảng kế hoạch

14. Báo cáo kết quả của sự kiện

Báo cáo kết quả là một bước quan trọng để đánh giá hiệu quả và nâng cao chất lượng cho các chương trình tiếp theo. Báo cáo này bao gồm các chỉ số như số lượng khách hàng tham dự, nội dung bài phát biểu của các khách mời, hoạt động trò chuyện và các hoạt động khác, những điểm mạnh và điểm yếu để cải thiện cho những chương trình sắp tới, cùng với khảo sát đánh giá từ phía khách hàng…

Trong bài viết này, chúng tôi đã cung cấp cho bạn một checklist tổ chức hội thảo, hội nghị cần phải có để bạn có thể tham khảo và áp dụng cho sự kiện của mình. Chúc bạn có một hội thảo, hội nghị thành công và ấn tượng.

Xem thêm những chương trình Congtysukien.net đã thực hiện: tại đây

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bản đồ
Facebook Messenger
Chat với chúng tôi qua Zalo
Gọi ngay