Mẫu kế hoạch Year end Party chuẩn chỉnh từ A – Z năm 2023

Ke Hoach Year End Party

Bạn đang lo lắng không biết làm sao để tổ chức một buổi Year end Party thật hoành tráng và ấn tượng cho nhân viên của mình? Bạn không có nhiều kinh nghiệm và thời gian để lên kế hoạch cho sự kiện này? Đừng lo, bài viết này sẽ giúp bạn có được một mẫu kế hoạch Year end Party chuẩn chỉnh từ A – Z năm 2023.

1. Sự kiện Year end Party là gì?

Year end Party là một sự kiện thường được tổ chức vào cuối năm để tổng kết và kỷ niệm thành tích của công ty hoặc tổ chức trong năm vừa qua. Đây là dịp để các nhân viên có thể thư giãn, quây quần, giao lưu và tạo sự gắn kết với nhau sau một năm làm việc mệt mỏi.

Year end Party thường được tổ chức với nhiều hoạt động giải trí, trò chơi và tặng quà để tạo không khí vui tươi và thoải mái cho các nhân viên. Đây cũng là dịp để ban lãnh đạo của công ty gửi lời cảm ơn đến các nhân viên đã đóng góp và cống hiến cho công ty trong năm vừa qua.

Ke Hoach Year End Party (2)
Sự kiện Year end Party là gì?

2. Tầm quan trọng của kế hoạch Year End Party

Một kế hoạch Year End Party đầy đủ và chi tiết đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức một buổi tiệc thành công, đáp ứng đủ kỳ vọng của cả nhân viên và ban lãnh đạo công ty. Để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và tránh những rắc rối không đáng có, việc lên một kế hoạch cho buổi Year End Party là vô cùng quan trọng.

Lợi ích của việc lên kế hoạch trước không chỉ nằm ở việc tiết kiệm thời gian, công sức và tài chính, mà còn giúp ban tổ chức đưa ra những quyết định chính xác và tránh sai sót trong quá trình tổ chức. Điều này đồng thời tăng khả năng thành công của buổi tiệc. Mẫu kế hoạch cũng sẽ giúp đồng đội trong ban tổ chức hiểu rõ mục tiêu và đồng lòng với nhau trong quá trình chuẩn bị và thực hiện.

Ke Hoach Year End Party (3)
Tầm quan trọng của kế hoạch Year End Party

3. Kế hoạch tổ chức Year end Party với 10 bước chi tiết

3.1 Chọn lựa chủ đề cho buổi tiệc

Lựa chọn chủ đề cho buổi tiệc là bước đầu tiên nhưng là quan trọng nhất trong kế hoạch Year End Party. Chính chủ đề này sẽ xác định không chỉ phong cách và màu sắc của buổi tiệc, mà còn tạo nên sự hấp dẫn và phấn khích cho tất cả khách tham dự. 

Có nhiều cách để lựa chọn chủ đề, từ việc theo xu hướng, theo mùa, theo văn hóa, cho đến sở thích của từng nhân viên. Tuy nhiên, cần tiếp cận ý kiến từ các bộ phận liên quan để đảm bảo chủ đề phù hợp với ngân sách, địa điểm và thời gian tổ chức bữa tiệc.

3.2 Lên ý tưởng tổ chức

Ý tưởng của một buổi tiệc luôn xuất phát từ chủ đề (concept). Để tạo ra những ý tưởng độc đáo trong chương trình, điều quan trọng là duy trì một chủ đề nhất quán xuyên suốt toàn bộ buổi tiệc. Ý tưởng này cần phải độc đáo và đồng thời phù hợp với hiện thực và ngân sách để có thể thực hiện một cách hiệu quả.

Chương trình cần phải bao gồm cả hình thức (bao gồm trang trí theo concept từ bàn tiệc cho đến khu vực chụp hình và sân khấu) và nội dung (bao gồm lịch trình chương trình, kế hoạch truyền thông trước, trong và sau sự kiện, cách tiến hành các nghi lễ, và các hoạt động văn nghệ thể hiện chủ đề).

Một ý tưởng đáng chú ý không nhất thiết phải phức tạp, nhưng nó cần phải mang tính sáng tạo, chi tiết và tỉ mỉ. Cần lưu ý đến các khả năng rủi ro và lập kế hoạch backup trong chương trình để đảm bảo an toàn và ổn định.

3.3 Lên danh sách khách mời

Trước khi bắt đầu xây dựng kế hoạch chi tiết, ban tổ chức sự kiện Year End Party nên lập danh sách khách mời tham dự để xác định quy mô chính xác của buổi tiệc. Việc này sẽ giúp đảm bảo kế hoạch sự kiện diễn ra đúng trình tự, lựa chọn địa điểm phù hợp và đưa ra mức ngân sách hợp lý.

3.4 Xác định thời gian, địa điểm rõ ràng

Sau khi thu thập danh sách khách mời tham dự, ban tổ chức sẽ lựa chọn một địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô sự kiện. Tùy thuộc vào chủ đề và số lượng khách mời, có thể chọn địa điểm ngoài trời, hội trường, phòng hội nghị…

Để chọn được địa điểm tổ chức Year End Party, cần đảm bảo các tiêu chí sau:

  • Thuận tiện đi lại, không quá xa trung tâm để dễ dàng cho mọi người tham gia.
  • Phải có không gian phù hợp với chủ đề và có thể triển khai ý tưởng tổ chức một cách tốt nhất.
  • Đáp ứng được số lượng người tham dự một cách thoải mái.
  • Có bãi đậu xe rộng rãi để đảm bảo tiện lợi cho việc đỗ xe của khách mời.

Thời gian tổ chức Year End Party nên được ưu tiên vào cuối tuần, vì đây là thời điểm thuận tiện cho mọi người tham gia. Ban tổ chức cũng cần lựa chọn khung giờ phù hợp, tránh tổ chức quá sớm hoặc quá muộn để đảm bảo sự tham gia của tất cả khách mời.

3.5 Lên thực đơn, món ăn trong bữa tiệc

Để đảm bảo dễ dàng và phù hợp với khẩu vị của tất cả khách mời, công ty nên thực hiện một bảng khảo sát về sở thích ăn uống của mọi người. Từ đó, tổng hợp và lựa chọn menu đáp ứng đúng ý muốn của tất cả khách mời.

Trong bảng khảo sát, có thể hỏi ý kiến về các loại món ăn ưa thích, các chế độ ăn uống đặc biệt (như chay, ăn kiêng, hạn chế thực phẩm), hay những loại thức uống mà mọi người ưa chuộng. Đồng thời, nếu có các món ăn truyền thống hoặc đặc sản địa phương, cũng nên hỏi ý kiến xem có ai mong muốn thưởng thức những món này.

Qua việc thu thập thông tin từ bảng khảo sát, công ty có thể tùy chỉnh menu sao cho phù hợp và đa dạng để đáp ứng mọi sở thích và yêu cầu. Điều này sẽ giúp buổi tiệc thêm phần đặc biệt và tạo cảm giác thoải mái, hài lòng cho tất cả các vị khách tham dự.

3.6 Chọn lựa MC cho chương trình

MC là linh hồn của mọi loại hình sự kiện.. Các tiêu chí quan trọng để lựa chọn MC bao gồm: vui vẻ, hoạt bát, năng động, và có ngoại hình dễ nhìn.

Nếu nhân viên trong công ty không đáp ứng đủ các yếu tố cần thiết để làm MC, công ty có thể xem xét việc thuê MC từ bên ngoài. Một đội MC gồm 2 người, 1 nam và 1 nữ sẽ mang lại không khí sôi động và đa dạng cho sự kiện.

3.7. Dự trù kinh phí tổ chức

Để đảm bảo tính cụ thể và chính xác của kế hoạch kinh phí tổ chức sự kiện Year End Party, ban tổ chức nên tiến hành thăm dò giá cả từ một số nhà cung cấp sản phẩm và dịch vụ cần thiết cho buổi tiệc tại các đơn vị khác nhau. 

Việc lập kế hoạch kinh phí chi tiết và rõ ràng sẽ giúp quản lý chi tiêu cho sự kiện trở nên minh bạch và chặt chẽ hơn. Đồng thời, cẩn thận trong việc dự trù kinh phí cũng giúp giảm thiểu tình trạng vượt quá ngân sách, từ đó tránh ảnh hưởng xấu đến quá trình chuẩn bị cho sự kiện.

3.8. Xây dựng kịch bản tổ chức cụ thể

Xây dựng một kịch bản tổ chức chương trình Year End Party không phải là việc khó khăn. Tuy nhiên, để tạo ra một kịch bản đặc sắc, hấp dẫn và tuân thủ quy trình, đó là một thách thức không phải ai cũng có thể hoàn thành. Đồng thời, sự rõ ràng và cụ thể của kịch bản là điều cần thiết để giúp MC và đội ngũ nhân sự phục vụ sự kiện dễ dàng điều phối và xử lí các tình huống trong suốt buổi tiệc.

3.9 Tiến hành diễn thử chương trình

Sau khi đã hoàn thiện kịch bản chương trình Year End Party cụ thể, bước tiếp theo là thực hiện diễn thử chương trình.

Nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua bước này khi tổ chức Year End Party. Tuy nhiên, để có một sự kiện Year End Party đẳng cấp và chuyên nghiệp, ban tổ chức nên tiến hành diễn thử chương trình. Khi diễn thử, ban tổ chức sẽ có cơ hội đo đạc thời gian thực tế của từng phần trong chương trình.

Ngoài ra, nếu phát hiện có những vấn đề, lỗi lầm bằng việc diễn thử, bạn cũng sẽ kịp thời nhận ra và khắc phục trước khi đến đêm tiệc Year End Party chính thức.

3.10 Tổ chức buổi tiệc Year End Party

Sau khi đã hoàn thành toàn bộ các công đoạn chuẩn bị, bước cuối cùng là tổ chức buổi tiệc Year End Party. Trong quá trình tổ chức, cần tuân thủ kịch bản và thời gian đã lập trước đó. Dù đã tiến hành diễn thử và khắc phục những vấn đề trước đó, nhưng không thể tránh khỏi những tình huống bất ngờ.

Do đó, cần có đội ngũ nhân viên, kỹ thuật viên và điều phối viên sẵn sàng để nhanh chóng xử lý các sự cố khi cần thiết.

Ngoài ra, để sự kiện trở nên chuyên nghiệp và hoàn hảo hơn, cần sắp xếp đội ngũ lễ tân đón tiếp khách mời, đội ngũ bảo vệ giữ xe và đội ngũ an ninh để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và an toàn, đáp ứng đúng như kế hoạch ban đầu.

Ke Hoach Year End Party (4)
Kế hoạch tổ chức Year end Party chi tiết

4. Congtysukien.net – Đơn vị chuyển tổ chức sự kiện Year end Party tại TP.HCM

Congtysukien.net là một đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện với tại TP.HCM. Chúng tôi tự hào là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp trong việc tổ chức Year end Party.

Với kinh nghiệm dày dặn và đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp, chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ đầy đủ nhất, t ừ khâu lên ý tưởng cho sự kiện, thiết kế trang trí, chọn lựa địa điểm phù hợp, đến việc quản lý và điều hành chương trình.

Chúng tôi luôn tìm tòi, sáng tạo và áp dụng những ý tưởng mới nhất, những xu hướng hot nhất trong ngành công nghiệp tổ chức sự kiện, nhằm mang đến cho buổi tiệc Year end Party của khách hàng sự khác biệt và độc đáo.

Đội ngũ của chúng tôi luôn luôn sẵn lòng lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của khách hàng để đưa ra những giải pháp tối ưu nhất, hỗ trợ khách hàng từng bước thực hiện ý tưởng và hoàn thiện sự kiện một cách xuất sắc nhất.

Bên cạnh đó, chúng tôi cũng sở hữu mạng lưới đối tác rộng khắp, từ nhà cung cấp dịch vụ, nhà hàng, khách sạn, đến nghệ sĩ biểu diễn và MC chuyên nghiệp, giúp Year end Party của bạn trở nên hoàn hảo và đáng nhớ.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị uy tín và chuyên nghiệp để tổ chức Year end Party tại TP.HCM, hãy liên hệ với Congtysukien.net ngay hôm nay để được tư vấn và hỗ trợ tận tâm nhất. Chúng tôi tin tưởng sẽ mang đến cho bạn một sự kiện thành công, ấn tượng và vượt xa mong đợi.

Thông tin liên hệ:

Website: Congtysukien.net

Hotline: 0913.179.227

Email: hi@okelatour.com

Xem thêm những chương trình Congtysukien.net đã thực hiện: tại đây

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bản đồ
Facebook Messenger
Chat với chúng tôi qua Zalo
Gọi ngay