Hội thảo là một hình thức truyền đạt thông tin, kiến thức, kinh nghiệm và trao đổi ý kiến giữa các chuyên gia, nhà khoa học, doanh nhân và cộng đồng. Chính vì thế tổ chức hội thảo cần có một kịch bản chi tiết và chuyên nghiệp để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Bài viết này sẽ gợi ý cho bạn mẫu kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết nhất 2023
1. Cách lên kịch bản chương trình hội thảo
1.1 Đón tiếp khách mời
Thời gian cần dành cho khâu đón tiếp khách mời là từ 15 đến 30 phút.
Đón tiếp khách mời là bước quan trọng nhất để doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt với khách mời. Để đảm bảo hiệu quả, việc chuẩn bị kế hoạch và nội dung cho khâu đón tiếp là điều cần thiết. Ngoài ra, ban tổ chức cần sắp xếp một đội ngũ lễ tân gồm khoảng 4-6 người để đón tiếp khách mời tại cổng vào.
Với buổi hội thảo, đa phần khách tham dự sự kiện bao gồm các khách mời tự do, khách mời từ doanh nghiệp, ban lãnh đạo tổ chức và chuyên gia. Ban tổ chức nên yêu cầu khách mời xuất trình thư mời tại bàn lễ tân để dễ dàng kiểm soát số lượng người tham gia. Ngoài ra, bộ phận lễ tân sẽ thực hiện các nhiệm vụ như cài hoa, hướng dẫn di chuyển trong buổi lễ để tạo điều kiện cho việc chụp ảnh lưu niệm và sắp xếp chỗ ngồi thích hợp.
1.2 Khai mạc
Thời gian dành cho phần khai mạc là 15 phút.
Trong kịch bản tổ chức chương trình hội thảo, quan trọng là bạn chuẩn bị 1-2 tiết mục văn nghệ để khởi động chương trình. Tiết mục mở màn có vai trò thông báo cho mọi người nhanh chóng ổn định chỗ ngồi và sự kiện chính thức sắp bắt đầu. Những tiết mục văn nghệ này sẽ tạo ra không khí sôi động, truyền cảm hứng cho sự kiện. Nhờ đó, khách mời sẽ cảm thấy hào hứng và mong chờ buổi hội thảo chuyên nghiệp sắp diễn ra.
1.3 Thời gian thảo luận
Thời gian dành cho phần thảo luận là từ 3 đến 5 giờ.
Thảo luận đóng vai trò quan trọng như nội dung chính trong chương trình hội thảo. Với phần thảo luận, kịch bản tổ chức hội thảo nên được thiết kế đơn giản, với một số gợi ý xoay quanh chủ đề chính của hội thảo. Vì nội dung của buổi hội thảo thường chỉ tập trung vào một khía cạnh nhỏ của lĩnh vực, những gợi ý này sẽ giúp diễn giả nói đúng vào điểm trọng tâm mà khán giả quan tâm.
Ngoài ra, kịch bản của MC hội thảo nên bao gồm cả gợi ý câu hỏi để tạo sự tương tác sôi động hơn giữa chuyên gia và khách tham dự.
1.4 Kết thúc và tạm biệt khách mời
Thời gian kết thúc và tiễn khách mời: 15 – 30 phút
Khi tiếp cận phần kết thúc của sự kiện hội thảo, ban tổ chức sẽ tổ chức một buổi phát biểu bế mạc để gửi lời cảm ơn chân thành đến những khách mời đã tham gia sự kiện. Trong kịch bản dẫn chương trình, sẽ có một phần mời các chuyên gia và khách tham dự lên sân khấu để chụp ảnh lưu niệm. Đồng thời, đội ngũ lễ tân sẽ trở lại vị trí tại cổng chào để tiễn khách mời ra về.
2. Gợi ý mẫu kịch bản tổ chức hội thảo hay 2023
| STT | Công việc | Thời gian | Chi tiết | Phụ trách |
| 1 | Đón tiếp khách mời | 15-30 phút trước giờ khai mạc | – Chuẩn bị đội ngũ lễ tân tại cổng vào
– Kiểm tra thư mời và xuất trình tại bàn lễ tân – Hướng dẫn di chuyển và sắp xếp chỗ ngồi – Cài hoa và tạo không gian chụp ảnh lưu niệm |
Đội ngũ lễ tân |
| 2 | Khai mạc | 15 phút | – Chào mừng và giới thiệu chương trình
– Mở màn bằng tiết mục văn nghệ |
MC hội thảo |
| 3 | Thảo luận | 3-5 giờ | – Dẫn dắt cuộc thảo luận
– Gợi ý và đặt câu hỏi cho diễn giả – Tạo không khí tương tác sôi động |
MC hội thảo |
| 4 | Giờ nghỉ trưa | 1 giờ | – Cung cấp bữa trưa cho khách mời
– Tạo không gian giao lưu và networking |
Nhân viên phục vụ |
| 5 | Buổi thuyết trình/Workshop | 2-3 giờ | – Diễn giả trình bày nội dung chính
– Thực hiện buổi workshop hoặc các hoạt động liên quan |
Diễn giả/Workshop facilitator |
| 6 | Phát biểu bế mạc | 15-30 phút trước giờ kết thúc | – Tổng kết và gửi lời cảm ơn
– Mời chuyên gia và khách tham dự lên sân khấu chụp ảnh lưu niệm |
MC hội thảo |
| 7 | Tiễn khách mời | 15-30 phút sau giờ kết thúc | – Lễ tân quay lại cổng chào
– Tiễn khách mời ra về |
Đội ngũ lễ tân |
3. Cần lưu ý gì khi lên kịch bản chương trình hội thảo
Để đảm bảo sự chuẩn bị và hoàn thiện tốt nhất cho kịch bản tổ chức hội thảo, dưới đây là những điểm cần lưu ý:
- Kịch bản dẫn chương trình hội thảo: Trong quá trình xây dựng kịch bản, hãy đảm bảo viết lời dẫn chi tiết cho người dẫn chương trình. Điều này giúp người dẫn chương trình phù hợp với chủ đề của buổi lễ.
- Phân công công việc chi tiết: Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian làm việc mà còn giúp mỗi bộ phận và cá nhân có trách nhiệm rõ ràng đối với công việc được giao, đồng thời hạn chế tình trạng thiếu trách nhiệm có thể ảnh hưởng đến công việc tổ chức.
- Lên kế hoạch dự phòng và quản lý rủi ro: Đảm bảo rằng bạn có một kế hoạch dự phòng để ứng phó với các tình huống khẩn cấp có thể xảy ra. Nhờ đó, khi các tình huống bất ngờ xảy ra, ban tổ chức có thể dựa vào kịch bản tổ chức hội thảo và kinh nghiệm cá nhân để xử lý tình huống một cách hiệu quả.
4. Congtysukien.net – Đơn vị tổ chức hội thảo hàng đầu tại TP.HCM
Congtysukien.net là một đơn vị tổ chức hội thảo hàng đầu tại TP.HCM. Chúng tôi đã xây dựng và thực hiện thành công nhiều sự kiện hội thảo chất lượng cao, mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.
Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và am hiểu sâu về lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi cam kết đem đến cho bạn một trải nghiệm hội thảo chuyên nghiệp, đầy đủ và đáng nhớ. Chúng tôi hiểu rằng mỗi sự kiện là độc đáo và đòi hỏi sự khác biệt, vì vậy chúng tôi luôn lắng nghe và tư vấn để đáp ứng tốt nhất yêu cầu và mục tiêu của bạn.
Hãy liên hệ với Congtysukien.net ngay hôm nay để chúng tôi có thể hỗ trợ bạn tạo nên một sự kiện hội thảo thành công và ấn tượng.
Email: hi@okelatour.com
Hotline: 0918.300.227
Xem thêm những chương trình Congtysukien.net đã thực hiện: tại đây