Bạn muốn tổ chức một hội thảo về một chủ đề nào đó, nhưng bạn không biết cách làm thủ tục đăng ký? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách làm thủ tục đăng ký tổ chức hội thảo chi tiết từ A – Z giúp bạn tổ chức một cuộc hội thảo thật tuyệt vời nhé!
1. Tổ chức hội thảo có cần xin giấy phép không?
Theo quy định pháp luật tại Việt Nam, tổ chức bất kỳ sự kiện nào đều phải có giấy phép từ các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Điều này đặt ra yêu cầu cho các cơ quan và doanh nghiệp khi muốn tổ chức hội thảo, buộc phải nộp đơn xin giấy phép tổ chức.
Thực tế, đã có nhiều sự kiện được chuẩn bị tỉ mỉ và sắp diễn ra, nhưng bị chặn lại vì vấn đề liên quan đến giấy phép tổ chức. Điều này gây khó khăn và bất tiện cho bên tổ chức. Nhiều doanh nghiệp cũng gặp khó khăn khi làm thủ tục, dẫn đến việc chậm trễ trong việc cấp phép. Thường thì những rắc rối này bắt nguồn từ việc ban tổ chức sự kiện chưa am hiểu đầy đủ về quy định pháp luật.
Vì vậy, để giải quyết vấn đề này và làm thủ tục xin giấy phép tổ chức hội thảo dễ dàng hơn, các doanh nghiệp thường tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được tư vấn và hỗ trợ về các thủ tục cũng như tổ chức hội thảo một cách chuyên nghiệp nhất.
2. Thủ tục đăng ký tổ chức hội thảo như thế nào?
Hiện nay, pháp luật đã điều chỉnh rõ ràng quy trình xin giấy phép tổ chức hội thảo. Tùy vào loại hội thảo, quy mô, tính chất và mục đích tổ chức, việc này thuộc thẩm quyền của các cơ quan và ban ngành khác nhau. Vì vậy, thẩm quyền cấp phép cho các hội thảo sẽ không giống nhau.
2.1 Thẩm quyền xin phép tổ chức hội thảo
Dựa theo các văn bản pháp luật như Nghị định 103/2009/NĐ-CP, Nghị định 01/2012/NĐ-CP, Nghị định 79/2012/NĐ-CP và Quyết định 76/2010/QĐ-TTg, ta có thể phân loại các cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức hội thảo như sau:
- Thủ tướng Chính phủ: Đối với các hội thảo quốc tế, liên quan đến các vấn đề chính trị, và có sự tham gia của các cán bộ cấp cao của Việt Nam và các quốc gia khác, thì phải nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức cho Thủ tướng Chính phủ.
- Các cục và Bộ ngành liên quan: Đối với các hội thảo cần phải xin phép, tùy thuộc vào lĩnh vực và nội dung của hội thảo, hồ sơ xin giấy phép sẽ được gửi đến các cục và Bộ ngành có liên quan như Cục Nghệ thuật biểu diễn, Bộ Văn hóa, Bộ Công thương, Bộ Thông tin và Truyền thông,…
- Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh và các Sở, Ban ngành có liên quan: Thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức hội thảo tại cấp địa phương sẽ do Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh và các Sở, Ban ngành liên quan quy định. Việc này sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực và nội dung cụ thể của chương trình hội thảo cũng như các quy định của pháp luật tại địa phương.
Để xác định chính xác thẩm quyền xin giấy phép tổ chức hội thảo, ta phải tuân theo quy định của pháp luật và tìm hiểu rõ lĩnh vực của chương trình hội thảo được dự định tổ chức.
2.2 Hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội thảo
Về hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo, dựa vào các văn bản pháp luật liên quan, hồ sơ khi thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo sẽ gồm các giấy tờ sau đây:
- Văn bản pháp lý xác nhận tư cách pháp lý của cơ quan hoặc tổ chức tổ chức hội thảo: Đối với doanh nghiệp, hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo phải bao gồm bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập doanh nghiệp. Còn đối với những tổ chức, hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo cần phải có bản sao giấy chứng nhận thành lập.
- Đơn xin giấy phép tổ chức hội thảo: Trong đơn này cần phải ghi rõ các thông tin liên quan đến hội nghị, bao gồm: chủ đề hội thảo; lý do, mục đích của hội thảo danh nghĩa tổ chức; thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo; người chủ trì hội thảo; nội dung, chương trình làm việc và các hoạt động bên lề hội thảo; thành phần tham dự; thành phần tham gia tổ chức; nguồn kinh phí,…
Khi chuẩn bị hồ sơ, nên cẩn thận và chuẩn bị từ 2-3 bộ hồ sơ để việc xin giấy phép tổ chức hội thảo diễn ra một cách suôn sẻ và thuận lợi hơn.
2.3 Thủ tục đăng ký xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ cần thiết theo quy định
Trước khi nộp hồ sơ xin phép tổ chức hội thảo, nên chuẩn bị kỹ lưỡng và nghiêm túc từ 2-3 bộ hồ sơ để đảm bảo việc xin giấy phép diễn ra một cách thuận lợi. Các giấy tờ cần được chuẩn bị đầy đủ và phù hợp với nội dung hội thảo, ghi rõ thông tin về đơn vị xin cấp phép, nội dung hội thảo, thành phần tham gia và các tài liệu liên quan. Tất cả các bản sao phải được công chứng để đảm bảo tính xác thực so với bản chính.
Bước 2: Nộp hồ sơ cho các cơ quan có thẩm quyền
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết trong hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội thảo, hồ sơ sẽ được nộp cho cơ quan có thẩm quyền. Các tổ chức và doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo các phương thức sau:
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại những cơ quan tổ chức có thẩm quyền.
- Gửi hồ sơ qua dịch vụ chuyển phát nếu được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận sử dụng phương thức này.
- Nộp hồ sơ qua cổng thông tin dịch vụ công nếu cơ quan có thẩm quyền chấp thuận sử dụng hình thức này.
Hồ sơ phải được trình lên cơ quan có thẩm quyền ít nhất 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức hội thảo để cơ quan này có đủ thời gian để xử lý.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét và cấp giấy phép tổ chức hội thảo
Sau khi đã nhận hồ sơ thì những cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền tiếp tục xem xét và thẩm định nội dung hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội thảo. Trong trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc chưa không hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ yêu cầu tổ chức hoặc doanh nghiệp bổ sung giấy tờ theo quy định.
Thời gian xem xét và thẩm định nội dung hồ sơ của cơ quan có thẩm quyền thường là 5 ngày làm việc, tính từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ. Khi đã thẩm định kỹ lưỡng, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp giấy phép tổ chức hội thảo. Trong trường hợp không thể cấp giấy phép tổ chức, cơ quan có thẩm quyền sẽ trả lời bằng văn bản với đơn vị đề nghị cấp giấy phép tổ chức, kèm theo lý do cụ thể.
Qua bài viết này, chúng tôi đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về cách làm thủ tục đăng ký tổ chức hội thảo chi tiết. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn tổ chức hội thảo thành công và hiệu quả.
Xem thêm những chương trình Congtysukien.net đã thực hiện: tại đây