Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, tổ chức sự kiện đã trở thành một cơ hội có tiềm năng phát triển rất lớn trong kinh doanh. Vì vậy, hiểu rõ về lợi ích mà tổ chức event mang lại sẽ giúp doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh. Hãy cùng theo chân Congtysukien.net tìm hiểu rõ hơn về tổ chức sự kiện.
Khái niệm tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là quá trình lập kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện các hoạt động khác nhau có mục đích cụ thể và nhất định, nhằm tạo được những trải nghiệm ấn tượng trong lòng công chúng và khách hàng mục tiêu.
Quá trình tổ chức sự kiện bao gồm việc lựa chọn địa điểm tổ chức, quản lý ngân sách, thiết kế chương trình và các công việc liên quan khác,…
Người trong khâu tổ chức event đòi hỏi phải có kỹ năng quản lý, tỉ mỉ, sáng tạo, nhằm đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được thực hiện một cách chỉn chu, suôn sẻ và thành công nhất.
Vai trò của tổ chức sự kiện
- Có vai trò trong việc xây dựng và củng cố hình ảnh của tổ chức, thương hiệu, công ty hoặc doanh nghiệp
- Để lại những kỷ niệm và trải nghiệm khó quên về doanh nghiệp/ sản phẩm trong lòng khách hàng
- Tổ chức sự kiện không chỉ dùng để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới, mà còn lại cơ hội tạo ra không gian xúc tiến bán hàng, giao dịch và xây dựng mối quan hệ trong làm ăn, kinh doanh.
- Thông qua sự kiện, các khách hàng, đối tác , nhà đầu tư có cơ hội gặp gỡ, trò chuyện và chia sẻ thông tin, từ đó tạo ra mối quan hệ hợp tác mới, giúp mở rộng mạng lưới kinh doanh.
- Một sự kiện được tổ chức thành công sẽ mang lại những tác động về truyền thông hiệu quả. Ngược lại, nó có thể làm giảm giá trị của thương hiệu trên thị trường.
Mục đích của tổ chức event
- Ra mắt sản phẩm/ dịch vụ mới, thu hút sự quan tâm của khách hàng, người tiêu dùng và tạo được sự tò mò về sản phẩm dịch vụ.
- Quảng cáo sản phẩm/ dịch vụ và hỗ trợ bán hàng để tăng doanh số
- Tạo môi trường gặp gỡ và giao tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng, nhằm xây dựng những mối quan hệ hợp tác lâu dài.
- Chia sẻ, truyền đạt thông tin, kiến thức và kỹ năng cho khách hàng và cộng đồng.
Các loại hình sự kiện hiện nay
- Sự kiện ra mắt sản phẩm (Activation Event/Product Launch Event)
- Sự kiện về marketing (Event Marketing): Chương trình quảng cáo hoặc sự kiện truyền thông để quảng bá và tiếp thị một sản phẩm/ dịch vụ.
- Sự kiện tại các điểm bán hàng (Shopper Event): Tổ chức chương trình khuyến mãi, trưng bày sản phẩm tại các cửa hàng để thu hút khách hàng.
- Hội chợ thương mại (Trade Fairs): Triển lãm hàng hóa và dịch vụ của các doanh nghiệp trong một ngành công nghiệp cụ thể.
- Sự kiện doanh nghiệp (Corporate Events): Lễ khai trương. Kỷ niệm ngày thành lập công ty,…
- Sự kiện kinh doanh (Business Events): Diễn đàn kinh tế, hội nghị doanh nghiệp, buổi gặp gỡ thương mại giữa các doanh nghiệp.
- Hội nghị (Conventions): Hội nghị quốc tế về khoa học, hội nghị của các ngành nghề cụ thể như y tế, kỹ thuật, marketing,…
- Hội thảo (Conferences): Hội thảo về kỹ năng lãnh đạo, hội thảo giáo dục, hội thảo về công nghệ thông tin.
- Cuộc họp (Meetings): Họp công ty, cuộc họp ban quản lý, cuộc họp nhóm làm việc.
- Hội thảo chuyên đề (Seminars): Hội thảo chuyên sâu về kỹ năng làm việc, phát triển bản thân, lãnh đạo.
- Sự kiện trình diễn (Event Show): Tuần lễ thời trang, triển lãm ô tô, hoặc buổi biểu diễn nghệ thuật.
- Thông cáo báo chí (Press Release): Họp báo ra mắt phim, các sản phẩm âm nhạc, dự án truyền thông.
- Buổi biểu diễn âm nhạc/trình diễn trực tiếp (Concerts/Live Performances): Sự kiện âm nhạc
- Sự kiện gây quỹ từ thiện (Fundraising Events): Buổi gây quỹ từ thiện để hỗ trợ các tổ chức và hoạt động nhân đạo.
- Sự kiện liên quan đến lễ hội (Festive Events): Lễ hội âm nhạc, lễ hội Trung Thu, lễ hội pháo hoa.
- Sự kiện xã hội và văn hóa (Social and Cultural Events): Đám cưới, sinh nhật, buổi triển lãm văn hóa.
- Sự kiện thể thao (Sporting Events): Giải bóng đá, cuộc đua xe, giải golf, các trận đấu thể thao lớn
- Triển lãm (Exhibitions): Buổi triển lãm nghệ thuật, triển lãm công nghệ, triển lãm sản phẩm.
Các tiêu chí để chọn công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Khi doanh nghiệp muốn lựa chọn một đơn vị bên ngoài tổ chức sự kiện, cần lưu ý một số tiêu chí sau để doanh nghiệp xem xét:
- Kinh nghiệm và danh tiếng: Xem xét các dự án mà công ty đã thực hiện trước đó, xem các đánh giá, phản hồi từ khách hàng và tìm hiểu về tầm ảnh hưởng, uy tín của công ty trên thị trường.
- Phạm vi dịch vụ: Tìm hiểu xem công ty hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nào? (hội thảo, triển lãm, roadshow, gala dinner,…). Xác định xem công ty có phù hợp và có khả năng thực hiện đầy đủ các yêu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp hay sự kiện đưa ra hay không.
- Tư vấn và khả năng ứng biến: Công ty có khả năng tư vấn và đưa ra giải pháp tốt cho yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Kế hoạch tổ chức sự kiện và checklist: Đánh giá kế hoạch tổ chức event của công ty và xem xét các bước, hạng mục cần thực hiện thông qua checklist.
- Kịch bản sự kiện: Đảm bảo rằng công ty tổ chức sự kiện có khả năng lập kịch bản sáng tạo, mới mẻ, không rập khuôn theo những sự kiện đã diễn ra trước đây.
- Trang thiết bị và công nghệ: Công ty có đầy đủ các trang thiết bị và công nghệ hiện đại để tạo ra một không gian sự kiện chuyên nghiệp, ấn tượng và phù hợp với tích chất của sự kiện
- Đội ngũ nhân viên có chuyên môn: Xem xét về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và khả năng tư duy sáng tạo của đội ngũ nhân sự tổ chức event.
Tổng kết lại, tổ chức sự kiện là một lĩnh vực quan trọng và đầy tiềm năng trong kinh doanh. Đòi hỏi sự sáng tạo, kỹ năng quản lý và khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng. Từ việc lập kế hoạch, quản lý ngân sách và giải quyết các vấn đề phát sinh, người tổ chức sự kiện phải đảm bảo mọi khía cạnh được chuẩn bị kỹ lưỡng.
Xem thêm các chương trình congtysukien.net đã thực hiện: Tại đây