Top những rủi ro trong tổ chức sự kiện gặp phải và cách khắc phục

Rủi ro trong tổ chức sự kiện

Trong tổ chức sự kiện, rủi ro là một yếu tố quan trọng cần được xem xét và quản lý một cách cẩn thận. Và có phương án quản lý rủi ro trong tổ chức sự kiện là yếu tố quan trọng. Hãy cũng congtysukien.net tìm hiểu thêm về các vấn đề thường gặp và giải pháp khắc phục ngay sau đây.

1.  Các rủi ro trong tổ chức sự kiện thường gặp

Trong quá trình tổ chức sự kiện không thể tránh khỏi các rủi ro có thể xảy  ra. Vậy các những vấn đề cơ bản nào trong khâu tổ chức?. Hãy cùng chúng tôi điểm qua các vấn đề cơ bản thường gặp khi tổ chức event.

Rủi ro trong tổ chức sự kiện về tài chính

Khi tổ chức sự kiện cần phải có một kế hoạch về dự trù kinh phí tỉ mỉ, chi tiết và đầy đủ, tránh bỏ sót bất kỳ hạng mục nào để đảm bảo chi phí phù hợp với ngân sách đưa ra. Sau đây là các bước thực hiện để tránh tình trạng thiếu hụt ngân sách trong kế hoạch dự trù kinh phí hiệu quả:

  • Xác định phong cách thiết kế chủ đạo của sự kiện sắp tổ chức
  • Liệt kê các vật dụng, hạng mục cần chuẩn bị bao gồm số lượng, đơn giá, nhà cung cấp,… Bước này giúp cho người tổ chức sự kiện hình dung cũng như dự trù sơ lược về kinh phí cho sự kiện
  • Xem kỹ các bản kế hoạch tổ chức và đảm bảo đúng với yêu cầu của khách hàng hoặc cấp trên
  • Có kế hoạch dự trừ một khoản kinh phí cho những rủi ro phát sinh ngoài ý muốn.
Rủi ro trong tổ chức sự kiện
Rủi ro trong tổ chức sự kiện về tài chính

Rủi ro về việc quản lý an ninh

Trong quá trình tổ chức sự kiện, dưới tác dụng của rượu bia, không thể tránh khỏi việc va chạm giữa nhiều người dẫn đến tình trạng căng thẳng, mâu thuẫn giữa các bên. Hãy chuẩn bị một đội an ninh để túc trực và giám sát cũng như can thiệp kịp thời các vụ ẩu đả để tránh ảnh hưởng đến sự kiện đang diễn ra.

Rủi ro trong tổ chức sự kiện về thực phẩm

Ngộ độc thực phẩm là rủi ro khiến cho các nhà tổ chức sự kiện có ăn uống bị ám ảnh. Để tránh sự việc này xảy ra thì đòi hỏi khâu chuẩn bị đồ ăn phải thật kỹ lưỡng, chọn có thực phẩm tươi ngon, chất lượng an toàn vệ sinh thực phẩm. 

Một rủi ro khác về thực phẩm là đồ ăn lên chậm hoặc nguội sẽ gây ra sự không hài lòng cho khách mời. Hãy  khắc phục trường hợp này, ban tổ chức cần làm việc với đơn vị cung cấp dịch vụ về quy định thời gian lên món, chất lượng món ăn phải được đảm bảo (đồ ăn mới, trình bày đẹp mắt, nóng hổi,…). 

Rủi ro trong tổ chức sự kiện
Rủi ro trong tổ chức sự kiện về thực phẩm

Rủi ro khi sự kiện có quá nhiều trẻ em

Vấn đề có thể ảnh hưởng đến sự kiện đó là những sự việc không lường trước khi sự kiện có trẻ em. Do đó, đối với các sự kiện có trẻ em, ban tổ chức cần lưu ý và thực hiện các việc sau:

  • Luôn nhắc nhở phụ huynh trông chừng các bé
  • Setup hệ thống âm thanh, loa để xử lý nếu có bé bị lạc
  • Đặt các thiết bị, vật phẩm nguy hiểm, dễ vỡ xa tầm với của trẻ
  • Các khu vực có điện cần có người giám sát, khóa cẩn thận
  • Tạo một khu vực vui chơi riêng cho các bé

Rủi ro về địa điểm tổ chức

Các rủi ro trong tổ chức sự kiện về địa điểm như lựa chọn địa điểm tổ chức ở ngoại ô nhưng tình trạng giao thông, đường xá không tốt, địa điểm quá rộng hoặc chật,.. tất cả những điều này điều sẽ ảnh hưởng đến yếu tố thành công của sự kiện.

Trước khi tổ chức sự kiện, ban tổ chức cần tìm hiểu rõ về mục đích của sự kiện, số lượng khách mời tham dự để có thể lựa chọn địa điểm tổ chức thích hợp. Nếu nhận thấy thời tiết không tốt, thì nên chuyển sang phương án tổ chức indoor thay vì ngoài trời.

Rủi ro tổ chức sự kiện
Rủi ro trong tổ chức sự kiện về địa điểm

Rủi ro về thời tiết khi tổ chức sự kiện 

Điều kiện thời tiết không thuận lợi là một trong những rủi ro trong tổ chức sự kiện thường gặp và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của chương trình. Đối với các sự kiện được tổ chức indoor, thời tiết sẽ gây một số bất cập trong việc di chuyển của khách mời. Đối với sự kiện Outdoor thì thời tiết sẽ là một rủi ro lớn về các bố trí các thiết bị, và các vấn đề có thể xảy ra về chập điện, cháy nổ. 

Nếu có tổ chức sự kiện ngoài trời, thì nên cập nhật dự báo thời tiết trong vòng 7 ngày để có sự chuẩn bị phù hợp. Nên chuẩn bị mái che, nhà giàn để che nắng, che mưa, trong một số trường hợp sấm chớp mạnh nên chuẩn bị cột thu lôi. 

Rủi ro trong tổ chức sự kiện
Rủi ro trong tổ chức sự kiện về thời tiết

Rủi ro trong tổ chức sự kiện về thiết bị kỹ thuật

Sự cố kỹ thuật là rủi ro trong tổ chức sự kiện có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của chương trình. Các trục trặc về kỹ thuật như mất điện, mất tiếng, ánh sáng không tốt,… trên sân khấu cũng có thể khiến chương trình bị dừng lại. Việc chờ đợi đội ngũ kỹ thuật khắc phục sẽ làm cho khán giả ngồi dưới bị mất mạch cảm xúc.

Vị vậy, bạn tổ chức cần chuẩn bị có chạm sạc dự phòng cho thiết bị âm thanh, ánh sáng. Đối với màn hình led, màn hình trình chiếu, … nên sử dụng những laptop có cấu hình mạnh để tránh tình trang treo, lag máy.

Thời gian diễn ra sự kiện

Việc phân bố các khung thời gian của sự kiện cũng là một việc quan trọng. Nếu không được tính toán kỹ lưỡng, sẽ xảy ra các tình trạng như tiết mục dài lê thê hoặc quá ngắn làm cho sự kiện bị loãng hoặc kết thúc sớm khiến cho khách mời hụt hẫng. Để tránh rủi ro trong tổ chức sự kiện về thời gian, ban tổ chức nên chạy thử chương trình để có thể điều chỉnh kịp thời.

Phát sinh thiếu hoặc thừa khách mời

Đây là một trường hợp thường gặp khi tổ chức sự kiện, nếu đơn vị tổ chức có cách xử lý không khéo léo có thể ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện.

  • Trường hợp khách mời quá đông có thể kêu nhà hàng sắp xếp thêm bàn ghế. Nếu sự kiện mở cửa tự do, thì nên dừng việc nhận khách, phân chia khách các hoạt động khác, tránh tập trung ở khu vực trung tâm
  • Trường hợp khách mời tham gia quá ít: thu hẹp không gian tổ chức. Nếu sự kiện cộng đồng có thể cân nhắc mở cửa tự do.

Để giảm thiểu các trường hợp trên có thể xảy ra, đơn vị tổ chức hoặc doanh nghiệp nên có giải pháp xác nhận sự có mặt của khách mời sau khi gửi thư mời. Trước 1 đến 2 ngày diễn ra sự kiện, ban tổ chức gọi xác nhận tình trạng hiện diện một lần nữa. 

Nguy cơ xảy ra cháy nổ

Trong sự kiện có sử dụng pháo hoa, pháo sáng hoặc các hiệu ứng khói để sự kiện trở nên ấn tượng hơn. Bên cạnh việc làm cho sự kiện trở nên hoành tráng hơn thì những loại thiết bị này cũng có thể gây ra một số tác hại. Chính vì vậy, ban tổ chức cần có kế hoạch về việc tránh những nguy cơ này có thể xảy ra. 

2. Giải pháp khắc phục những rủi ro trong tổ chức sự kiện

Lên kế hoạch chi tiết, cụ thể từ những giai đoạn đầu tiên của sự kiện và có các phương án dự phòng và xử lý có thể giảm thiểu tối đa các rủi ro gặp phải và tăng tỷ lệ thành công trong việc tổ chức sự kiện. 

Giai đoạn trước khi tổ chức sự kiện

Trong giai đoạn chuẩn bị sự kiện, người tổ chức cần thu thập các thông tin cụ thể về thương hiệu của doanh nghiệp, phong cách sản phẩm, đối tượng khách mời, mục tiêu của sự kiện và ngân sách dự kiến. 

Sau đó, họ có thể lên kế hoạch sự kiện chi tiết và chọn địa điểm phù hợp với tính chất của sự kiện. Kế hoạch này cần được lập tỉ mỉ với kinh phí dự trù cụ thể cho từng hạng mục, bao gồm đơn giá và số lượng rõ ràng, cùng với việc chuẩn bị đầy đủ nhân sự và thiết bị hỗ trợ để tránh các rủi ro như thiếu kinh phí, địa điểm tổ chức không phù hợp hoặc không kiểm soát được lượng khách mời.

Giai đoạn trong khi tổ chức sự kiện

Giai đoạn điều phối trong sự kiện là quan trọng để kiểm soát các hoạt động và đảm bảo rằng sự kiện diễn ra theo kế hoạch đã được đề ra trước đó. Trong suốt sự kiện, người tổ chức cần bố trí nhân sự giám sát để đảm bảo các tiết mục diễn ra suôn sẻ và phù hợp với tinh thần của sự kiện. 

Họ cũng cần đảm bảo thức ăn được chuẩn bị đầy đủ và nhanh chóng, và tránh các vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện như sự cố âm thanh, cháy nổ hoặc các rủi ro gây hấn quá khích của khán giả. Nếu xảy ra sự cố, người tổ chức phải can thiệp kịp thời và chuẩn bị sẵn phương án dự phòng để xử lý các rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện.

Giai đoạn sau khi tổ chức sự kiện

Giai đoạn truyền thông là giai đoạn quan trọng để quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp và thu hút sự quan tâm của nhiều người hơn đến sự kiện. Sau khi sự kiện kết thúc, một bước quan trọng là thu thập ý kiến và đánh giá từ khách hàng đã tham dự. Ban tổ chức cần ghi nhận các phản hồi và đánh giá từ khách hàng để cải thiện dịch vụ tổ chức sự kiện của công ty.

Thời điểm này cũng là lúc để ban tổ chức đánh giá xem sự kiện đã đạt được mục tiêu hay chưa, và xác định những điểm làm tốt và chưa tốt để rút kinh nghiệm cho các sự kiện trong tương lai.

 

Vì vậy, để đảm bảo sự thành công của sự kiện, các rủi ro cần được xem xét và đối phó một cách cẩn thận. Các rủi ro trong tổ chức sự kiện cần phải có một kế hoạch quản lý rõ ràng và hiệu quả để giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn và đối phó với các sự cố nhanh chóng và hiệu quả. Bằng cách đánh giá và quản lý các rủi ro một cách thận trọng, tổ chức sự kiện có thể tăng cường khả năng thành công của mình và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng.

Xem thêm các chương trình congtysukien.net đã thực hiện: Tại đây

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bản đồ
Facebook Messenger
Chat với chúng tôi qua Zalo
Gọi ngay