Tổng hợp các chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cần thiết

Chi Phi To Chuc Hoi Nghi Khach Hang

Bạn đang lên kế hoạch cho một hội nghị khách hàng quan trọng? Bạn muốn biết các chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cần thiết và cách tính toán chúng? Hãy cùng chúng tôi tổng hợp các chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cần thiết trong bài viết này.

1. Các chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cần thiết

1.1 Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Tùy thuộc vào sự tráng lệ và quy mô của hội nghị, bạn sẽ lựa chọn những địa điểm tổ chức phù hợp với kinh phí và phù hợp với tính chất của sự kiện. Thông thường, những địa điểm này là các phòng hội nghị được thiết kế chuyên nghiệp, có diện tích rộng rãi, có thể chứa được hàng trăm người. Được trang bị đầy đủ sân khấu, máy chiếu, bàn ghế và loa.

Chi Phi To Chuc Hoi Nghi Khach Hang (2)
Chi phí thuê địa điểm tổ chức

1.2 Chi phí thuê thiết bị

Thông thường thì chương trình sự kiện hội nghị khách hàng sẽ phải có đầy đủ các loại thiết bị hỗ trợ như: Âm thanh, loa đài, micro, sân khấu, backdrop, màn chiếu máy chiếu, bút viết, bảng, bục sân khấu,…

Với những sự kiện có dưới 50 người, hạng mục âm thanh thường chỉ cần sử dụng những loại hỗ trợ như loa kéo, tuy nhiên để đáp ứng chất lượng chương trình được truyền tải đầy đủ đến với tất cả người tham dự, cần sử dụng loại loa chuyên dụng với âm thanh công suất lớn.

Mức chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cho các thiết bị hỗ trợ sẽ dao động từ 15 triệu trở lên, và quy mô tổ chức càng lớn thì càng phải chú ý chuẩn bị đầy đủ các hạng mục, kể cả những chi tiết nhỏ nhất, để đảm bảo quá trình diễn ra sự kiện được suôn sẻ theo đúng quy trình.

1.3 Chi phí thuê nhân sự hỗ trợ tổ chức hội nghị khách hàng

Để chương trình diễn ra trọn vẹn, thì cần có một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp để vận hành chương trình. Việc phân chia đầu công việc rõ ràng giúp dễ dàng kiểm soát chất lượng và tiến độ diễn ra sự kiện.

Nhân sự cần thiết trong chương trình tổ chức sự kiện bao gồm: PG, PB, MC, nhân viên kỹ thuật, và đội ngũ thiết lập sân khấu và trang thiết bị (setup). Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cho việc thuê nhân sự sẽ phụ thuộc vào thương hiệu và chuyên nghiệp của từng cá nhân. 

Ví dụ, việc thuê MC hạng A chuyên dẫn các chương trình hội nghị, hội thảo có thể có mức chi phí từ 3 triệu đồng cho mỗi chương trình kéo dài 2-3 giờ trở lên. Đối với chương trình yêu cầu cao về ngoại hình và sức ảnh hưởng của đội ngũ MC, chi phí thường từ 1 triệu đến 1 triệu 2 trăm nghìn đồng trở lên cho một người.

Chi Phi To Chuc Hoi Nghi Khach Hang (3)
Chi phí nhân sự

1.4 Chi phí quay phim và chụp ảnh sự kiện

Quay chụp sự kiện là một hoạt động cần thiết cho mỗi chương trình tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng chuyên nghiệp. Mục đích chính của việc quay chụp sự kiện là hỗ trợ quảng bá hình ảnh thương hiệu và các hoạt động của doanh nghiệp trên các phương tiện truyền thông, nhằm tiếp cận toàn thể cộng đồng, khách hàng và đối tác thân thiết.

Thông qua việc truyền tải hình ảnh cũng như hoạt động của buổi hội nghị, doanh nghiệp có thể xây dựng niềm tin vững chắc từ khách hàng thân thiết và thu hút sự quan tâm của nhiều khách hàng tiềm năng. Từ đó, tạo ra nhiều mối quan hệ đối tác hợp tác lâu dài và đưa ra các chiến lược phát triển doanh nghiệp hiệu quả.

Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cho việc này thường dao động từ 3 triệu đồng trở lên cho một buổi sự kiện bao gồm máy quay và khoảng 1 triệu 5 cho việc chụp ảnh.

1.5 Chi phí quà tặng cho khách mời tham gia hội nghị khách hàng

Quà tặng là một trong những cách mà doanh nghiệp có thể tạo ấn tượng cho khách mời về sự kiện của mình. Các hiện vật thường được lựa chọn làm quà tặng trong hội nghị khách hàng bao gồm: cốc, bút, sổ tay, mũ, túi, bình nước,… Đây là những món đồ có tính ứng dụng cao trong đời sống hàng ngày và đồng thời lại có chi phí phải chăng. 

Chi Phi To Chuc Hoi Nghi Khach Hang (4)
Chi phí quà tăng khách hàng

1.6 Chi phí cho trang trí sự kiện

Để tổ chức chương trình hội nghị hoành tráng nhất, các doanh nghiệp cần chú trọng đến tính thẩm mỹ và lựa chọn cẩn thận những hạng mục trang trí phù hợp để làm cho không gian sự kiện trở nên đặc sắc và thu hút. Trong những hạng mục trang trí đáng chú ý, chúng ta thường có: backdrop, sân khấu, hoa trang trí sự kiện,…

Để đáp ứng yêu cầu của sự kiện, mức chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cho trang trí này thường nằm trong khoảng 5 triệu đồng trở lên, tùy thuộc vào yêu cầu khác nhau.

1.7 Chi phí vận chuyển

Đây cũng là một loại chi phí tổ chức hội nghị khách hàng khá quan trọng. Chi phí vận chuyển sẽ được sử dụng để chi trả cho việc đưa đón khách mời tới địa điểm tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào khoảng cách giữa địa điểm diễn ra sự kiện và điểm hẹn đón khách mời mà chi phí di chuyển sẽ có sự khác biệt.

Chi Phi To Chuc Hoi Nghi Khach Hang (5)
Chi phí vận chuyển

1.8 Chi phí ăn uống

Khi kết thúc chương trình hội nghị khách hàng, ta có thể tổ chức các hoạt động ăn uống để chúc mừng thành công của sự kiện. Phần chi phí tổ chức hội nghị khách hàng này đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong tổng kế hoạch chi phí. Tùy vào tính chất và quy mô của chương trình, chi phí ăn uống sẽ có sự biến đổi.

1.9 Chi phí phát sinh khác

Để có sự chủ động trong tổ chức, doanh nghiệp cần lên kế hoạch dự phòng với khoản chi phí tổ chức hội nghị khách hàng cho hạng mục “phát sinh” trong các trường hợp bất khả kháng, nhằm tiện xử lý.

Chi Phi To Chuc Hoi Nghi Khach Hang (6)
Chi phí phát sinh

2. Congtysukien.net – Đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng uy tín tại TP.HCM

Congtysukien.net là một đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức hội nghị khách hàng tại TP.HCM. Với nhiều năm kinh nghiệm cùng đội ngũ chuyên gia tài năng, chúng tôi tự hào là đối tác hàng đầu của nhiều doanh nghiệp hàng đầu trong và ngoài nước.

Chúng tôi cam kết mang đến những giải pháp tổ chức hội nghị chuyên nghiệp và sáng tạo, giúp khách hàng ghi điểm với đối tác và khách hàng tham dự. Qua mỗi chương trình hội nghị, chúng tôi luôn tạo ra không gian tối ưu để tăng cường giao lưu, trao đổi thông tin và tạo dựng mối quan hệ gắn kết.

Đội ngũ của chúng tôi sẽ tư vấn và hỗ trợ khách hàng trong mọi khâu, từ lên ý tưởng đến thực hiện, từ trang trí sự kiện đến chăm sóc khách mời. Chúng tôi luôn cố gắng hết sức mang đến trải nghiệm hội nghị tuyệt vời cho khách hàng.

Với sự tận tâm, chuyên nghiệp và sự sáng tạo không ngừng, Congtysukien.net đã và đang trở thành đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp lớn, đồng hành cùng họ trong việc thành công và phát triển bền vững.

Liên hệ:

Email: hi@okelatour.com

Hotline: 0918.300.227

Website: https://congtysukien.net

Xem thêm những chương trình Congtysukien.net đã thực hiện: tại đây

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bản đồ
Facebook Messenger
Chat với chúng tôi qua Zalo
Gọi ngay